Poprawna budowa listu

1. Jak napisać list? Ogólne zasady
2. Poprawna budowa listu
3. Jak napisać e-maila? Zasady pisania i budowa maila
4. Przykładowy e-mail do nauczyciela
5. Przykładowy list prywatny - do babci
6. Przykładowy list oficjalny - do dyrektora szkoły
7. List motywacyjny - zasady pisania i przykład

1. Jak napisać list? Ogólne zasady

Chociaż ta forma pisemna niektórym uczniom wydaje się być nieco przestarzała, to nie mamy wątpliwości, że kiedyś będziesz wdzięczny za poruszanie tematu listu na lekcjach języka polskiego. Listy będziesz pisał przez całe swoje życie – do urzędów, do pracodawców, a nawet do przyszłych pracodawców (czyli tak zwane listy motywacyjne). Co więcej, specyficzną formą listu jest każdy e-mail, wysyłany do profesora na studiach z prośbą o przeniesienie zajęć, do klientów w pracy, do sklepu, który nie przysłał Ci opłaconej paczki czy do siłowni z pytaniem o zgubione w szatni dresy. Jak więc poprawnie napisać list tak, by był dostosowany do sytuacji oraz odbiorcy? W tym poradniku zebraliśmy dla Ciebie zasady pisania oraz kilka przykładów listów różnego typu.

Czym jest list – ogólne zasady

Zacznijmy od absolutnych podstaw. Czym w ogóle z technicznego punktu widzenia jest list?


Ze względu na to, że list jest jedną z podstawowych pisemnych form wypowiedzi, uczymy się go już w szkole podstawowej. I niestety, wielu dorosłych po latach zapomina, jak pisać go prawidłowo, żeby nie popełnić gafy. Mamy więc nadzieję, że nie chcesz być jednym z nich.

Rodzaje listów

Możemy wyróżnić trzy podstawowe rodzaje listów:
List prywatny
List oficjalny
List motywacyjny (który jest rodzajem listu oficjalnego, ale abyś lepiej zrozumiał, jak go napisać, postanowiliśmy go wyróżnić).

List prywatny – jak sama nazwa wskazuje, jest to list pisany swobodnym językiem do osoby, którą prywatnie znasz dobrze, na przykład kolega, mama czy dziadek. To, co go wyróżnia, to nie tylko luźny ton i poruszanie dowolnych tematów, ale też korzystanie z różnego rodzaju zdrobnień.

List oficjalny – to list pisany do osób o wyższych stanowiskach, osób, których nie znasz lub po prostu urzędów. Adresatem listu oficjalnego może być więc zarówno Twoja nauczycielka, jak i prezydent miasta. Tutaj należy pamiętać o oficjalnym tonie, odpowiednich zwrotach (te znajdziesz w dalszej części tekstu) oraz przyjętym dla listów układzie graficznym.

List motywacyjny – jest rodzajem listu oficjalnego. To, co go wyróżnia, to jego cel. List motywacyjny piszemy najczęściej do rekruterów, kiedy np. chcemy dostać się na wymarzone stanowisko pracy, do szkoły czy na praktyki. W jego treści mamy przekonać do siebie kogoś, kto odpowiada za rekrutację.

Na wstępie napisaliśmy, że rodzajem listu jest także e-mail. Dlaczego więc nie wymieniliśmy go tutaj? To proste – bo e-maile również dzielą się na prywatne i oficjalne, a większość zwrotów oraz zasad, jakie stosuje się w listach tradycyjnych, stosuje się także w komunikacji elektronicznej. Właśnie dlatego temat e-maila poruszyliśmy osobno w ostatnim akapicie tego tekstu.

Niezależnie od tego, jaki rodzaj listu piszesz, ich budowa właściwie się od siebie nie różni. Każdy list tradycyjny musi się składać kolejno z:

• miejscowości i daty (w prawym górnym rogu),
• danych nadawcy (raczej tylko w przypadku listu oficjalnego),
• zwrotu do adresata (czyli nagłówka),
• treści, czyli wstępu, rozwinięcia i zakończenia,
• formuły pożegnalnej,
• Twojego podpisu.

Doskonale wiemy, że sformułowania typu „formuła pożegnalna” czy „zwrot do adresata” mogą Ci niewiele mówić. Spokojnie, pozwól, że omówimy każdy składnik listu po kolei, a potem przejdziemy do przykładów. Z pisaniem list jest jak z pieczeniem ciasta. Kiedy dodasz składniki w złej kolejności lub zapomnisz cukru czy jajek, efekty będą kiepskie. Zakalec to i tak najlepsze, co może się stać, w porównaniu do odrzuconego podania o pracę, bury od profesora na studiach czy klienta, który rezygnuje z kontraktu.

1. Miejscowość i data
Czyli miejscowość, z której piszesz lub wysyłasz list, a także aktualna data. System, jaki wybierzesz do zapisania daty, nie ma żadnego znaczenia.

2. Dane nadawcy – w przypadku listu oficjalnego
W lewym górnym rogu, poniżej miejscowości i daty należy napisać własne dane: imię i nazwisko oraz adres zamieszkania (np. w przypadku listów do urzędników) lub pełnioną funkcję, która jest istotna dla tematu (np. przewodniczący Samorządu Uczniowskiego),

3. Zwrot do adresata, czyli nagłówek
Zwrot zawsze zapisujemy od lewej strony, kończąc go przecinkiem lub wykrzyknikiem (wykrzyknika używaj wyłącznie w listach prywatnych). W przypadku listów oficjalnych, wysyłanych do osób, które pełnią określoną funkcję, w tym miejscu powinno się wypisać pełną nazwę stanowiska, np.
Sz. P. Teresa Kowalska
Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8
w Warszawie



Zwroty przy listach prywatnych:
- Drogi Marku!
- Cześć Irenko,
- Kochany Dziadku,

Zwroty przy listach oficjalnych:
- Szanowny Panie Profesorze,
- Szanowna Pani Doktor,
- Szanowni studenci,
- Dzień dobry,



4. Treść listu

• wstęp: wprowadzenie, w jakiej sprawie piszesz, odwołanie się do wcześniejszej korespondencji z adresatem lub nawiązanie do jego listu.
• rozwinięcie: czyli kwintesencja tematu, np. prośba, informacja, podziękowanie itp. Pamiętaj, aby list był możliwie zwięzły i na temat. Nie ma po co się rozwlekać, szczególnie jeśli piszesz do osób, których nie znasz. Szanuj ich czas!
• zakończenie: zamknięcie wiadomości pozdrowieniami, prośbą o odpowiedź, informacją o tym, co do listu dołączasz lub postscriptum.

5. Podpis
Podpis zapisujemy ręcznie po prawej stronie. Warto przed podpisaniem się dodać jeszcze formułę grzecznościową, np.:
Pozdrawiam,
Całuję (tylko w listach prywatnych!)
Z wyrazami szacunku,
Z poważaniem,
Serdecznie pozdrawiam,

Inne zwroty, które mogą Ci się przydać podczas pisania listu

Poza standardowymi zwrotami grzecznościowymi mamy dla Ciebie kilka innych przydatnych zwrotów, które często stosuje się w listach różnego typu:
Zwracam się z uprzejmą prośbą o…,
Zwracam się z pytaniem o…,
Piszę w nawiązaniu do…,
Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby,
Będę wdzięczny za szybką odpowiedź,
Zawiadamiam, że dnia…,

3. Jak napisać e-maila? Zasady pisania i budowa maila

Oto kilka wskazówek, jak prawidłowo napisać maila:

• W mailu nie piszemy daty, bo pojawia się ona automatycznie.
• Podstawą maila jest odpowiedni tytuł. Tytuł maila powinien jasno wskazywać powód, dla którego piszesz. Nigdy nie pozostawiaj tytułu pustego. To nie tylko przejaw braku szacunku do adresata, ale też utrudnienie dla Ciebie. Jak go potem znajdziesz w gąszczu innej korespondencji spamu z kodami rabatowymi ze sklepów?
• Dobry e-mail jest krótki i precyzyjny. Jeśli masz do przekazania jedynie krótką informację, wystarczy nawet jedno zdanie. Jeśli z góry wiesz, że wypowiedź będzie wyjątkowo długa, wyślij ją w załączniku, w treści jedynie informując adresata o tym, co znajdzie w pliku.
• Tak jak w przypadku listu tradycyjnego, tak samo w przypadku e-maila – styl wypowiedzi musisz dostosować do tematu oraz swojej relacji z adresatem. To, że jesteście w internecie, nie zwalnia Cię ze zwrotów grzecznościowych i okazywania szacunku!
• Zaimki osobowe zapisuj wielką literą (np.: Twój, Ci, Pani, Państwu itd.).

Prawidłowa budowa e-maila

Budowa samej treści e-maila wygląda niemal identycznie, co budowa tradycyjnego listu:
1. Zwrot grzecznościowy
2. Treść wiadomości (tu na końcu warto zaznaczyć, czego oczekujesz od adresata, np. szybkiej odpowiedzi, potwierdzenia otrzymania maila itp.)
3. Pozdrowienia i podpis
4. Ewentualnie: stopka, zawierająca nazwę firmy i dane kontaktowe

4. Przykładowy list prywatny - do babci

Warszawa, 01.08.2021

Kochana Babciu!

Na wstępie chcę przeprosić, że piszę do Ciebie dopiero teraz, jednak jak wiesz, przez cały lipiec byłam na obozie językowym. Wczoraj wieczorem wróciłam do domu i od dziś sumiennie nadrabiam wszystkie zaległości. Napisanie do Ciebie było oczywiście pierwszym zadaniem na mojej liście!

Obóz był świetną przygodą. Poznałam trzy naprawdę fajne dziewczyny z Lublina i myślę, że zostaniemy dobrymi koleżankami. Przywiozłam Ci z Grecji kilka pamiątek oraz jeden lokalny smakołyk, ale nie będę niczego zdradzać. Wszystko musisz zobaczyć na żywo.

Najlepsze stało się jednak dopiero po moim powrocie. Okazało się, że rodzice przywitali mnie miłą niespodzianką. Mama pewnie już Cię o tym poinformowała, ale dostałam pieska! To kilkumiesięczny border collie i jest przekochany. Nazwałam go Ciapek, bo ma śmieszną białą ciapkę na pyszczku. Już nie mogę się doczekać, kiedy go zobaczysz. Trzymam kciuki, by wydarzyło się to szybko, bo tata mówi, że takie psiaki rosną jak na drożdżach i lada chwila mój Ciapek przestanie być takim słodkim szczeniaczkiem.

Mam nadzieję, że z Twoim zdrowiem wszystko dobrze, a w sanatorium nie robisz niczego poza relaksowaniem się. Napisz, jak Tobie upływają te letnie dni. Słyszałam, że polubiłaś grę w brydża? Z utęsknieniem czekam na wiadomość od Ciebie.

Ściskam,
Ewelina

5. Przykładowy list oficjalny - do dyrektora szkoły

Warszawa, 01.03.2021

Karolina Kowalska
Przewodnicząca Samorządu Uczniowskiego

Sz. P. Teresa Kowalska
Dyrektor Liceum Ogólnokształcącego nr VIII
im. Władysława IV w Warszawie

Szanowna Pani Dyrektor,
w imieniu własnym oraz całej społeczności uczniów klas maturalnych pragnę zapytać o możliwość zorganizowania na terenie naszej szkoły spotkania klas trzecich ze studentami programu Erasmus.

Wraz z pozostałymi członkami Samorządu Uczniowskiego udało mi się nawiązać kontakt z trzema studentami dziennikarstwa, którzy przyjechali na wymianę do Polski z Uniwersytetu Federalnego Santa Catalina w Brazylii. Są zafascynowani polską kulturą i bardzo chętni do tego, by podzielić się z uczniami naszej szkoły informacjami na temat ich kraju, a także samego wyjazdu za granicę w ramach programu wymiany studentów. Wspólnie z Samorządem uważamy, że spotkanie ze studentami z Brazylii będzie dla maturzystów ciekawą lekcją na temat możliwości wyjazdów podczas studiów, a być może także nawiązaniem nowych znajomości.

Naszym wstępnie zaproponowanym terminem spotkania jest 20.03.2021 o godzinie 14:00. Spotkanie trwałoby dwie godziny lekcyjne. W tych godzinach wszystkie trzy klasy maturalne są już po zakończonych lekcjach, więc nie kolidowałoby to z innymi zajęciami.

Bardzo proszę o wsparcie naszej inicjatywy i pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.

Z poważaniem,
Marcelina Nowacka

6. List motywacyjny - zasady pisania i przykład

Pisząc list motywacyjny, pamiętaj o kilku zasadach. List motywacyjny jest bardzo często dodatkiem do CV – nie warto powielać w nim tego, co zawarłeś już tam. Jego celem jest pokazanie Twoich zalet, jednak wybierz tylko te, które rzeczywiście będą miały wartość dla osoby, która odpowiada za rekrutację. Warto też pokazać, co rekruter zyska, kiedy Cię zatrudni. Jeśli masz jakieś doświadczenie, dobrze jest podać je w liczbach i opisać krótko, czego się nauczyłeś, np. byłem przewodniczącym klasy przez dwa lata, dzięki czemu nauczyłem się zarządzania grupą ludzi oraz nabrałem pewności siebie w kontaktach z innymi.

Zobacz przykład listu motywacyjnego do managera rekrutującego na praktyki w firmie


Warszawa, 20.08.2021
Karolina Kowalska
ul. Żwirki i Wigury 16
02-149 Warszawa
kkarolina.kowalska@gmail.com

Sz. P. Miłosz Piotrowski
Senior manager działu HR
MULTI-COL sp. z o. o.
Filtrowa 34/2, 02-032 Warszawa

Szanowny Panie Piotrowski,
w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na profilu społecznościowym firmy MULTI-COL chciałabym zgłosić swoją kandydaturę na uczestnika dwutygodniowych praktyk dla uczniów w dziale projektowania i designu.
Jestem tegoroczną absolwentką Szkoły Podstawowej nr 8 w Warszawie. Przez wszystkie lata trwania mojej nauki z przyjemnością uczestniczyłam w dwunastu konkursach plastycznych, organizowanych w moją szkołę oraz poza nią. Zajęłam trzecie miejsce w ogólnopolskim konkursie „Namaluj swój świat w jednym kolorze” (2020), pierwsze miejsce w szkolnym konkursie z wiedzy o sztukach plastycznych „Mam smaka na sztukę” (2018) oraz piąte miejsce wojewódzkim konkursie z projektowania ubrań „Kreatornia 2020” w kategorii „kreatywne podejście do mody”.
Od zawsze uwielbiałam rysować, malować, a także tworzyć własne projekty graficzne w programach Adobe Photoshop i Adobe Illustrator. Interesuję się modą oraz designem i śledzę wszystkie najnowsze trendy. Jestem kreatywna oraz często zaskakuję pomysłami. Bardzo szybko się uczę, a także dobrze czuję się podczas pracy w grupie. Cechuje mnie punktualność oraz wysoka kultura osobista.
Dzięki praktykom u Państwa miałabym szansę poznać świat projektowania od środka. Do tej pory obserwuję go jedynie z zewnątrz. Uważam, że wiele się nauczę i wykorzystam tę szansę w przyszłości. Liczę na to, że będę miała okazję zaprezentować moje pomysły podczas spotkania na żywo.
Do listu dołączam kilka moich pracy wykonanych w programie Adobe Illustrator.

Z wyrazami szacunku
Agnieszka Miłoszewska

7. Przykładowy e-mail do nauczyciela

Szanowna Pani Profesor,

dziękuję za przesunięcie terminu napisania opowiadania na konkurs z języka polskiego. Tak, jak zostało to ustalone, w załączniku przesyłam wstępny konspekt mojej pracy. Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź, czy powinnam nanieść na nim dodatkowe poprawki.

W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt.

Z poważaniem,
Alicja Krajewska

1. Jak napisać list? Ogólne zasady
2. Poprawna budowa listu
3. Jak napisać e-maila? Zasady pisania i budowa maila
4. Przykładowy e-mail do nauczyciela
5. Przykładowy list prywatny - do babci
6. Przykładowy list oficjalny - do dyrektora szkoły
7. List motywacyjny - zasady pisania i przykład