Jak napisać list?
Autor: Małgorzata Haze
Czas czytania: 10 min
Spis treści
Listy będziesz pisać całe życie: do urzędów, do dyrektora szkoły, do przyszłego szefa. Specyficzną formą listu jest też każdy e-mail, na przykład do nauczyciela, do sklepu albo do trenera na siłowni. Dobrze napisany list ma jedną cechę: pasuje do odbiorcy i do powodu, dla którego powstał.
Czym jest list?
List to dłuższa pisemna wypowiedź skierowana do jednej lub kilku osób. Język i zwroty dobierasz do tego, kim jest odbiorca (adresat) i po co do niego piszesz.
Shorty na maturę
Rodzaje listów
- List prywatny piszesz swobodnym językiem do kogoś, kogo dobrze znasz: do kolegi, mamy, dziadka. Możesz używać zdrobnień i pisać o czymkolwiek.
- List oficjalny piszesz do osoby na wyższym stanowisku, do kogoś, kogo nie znasz, albo do urzędu. Adresatem może być nauczycielka, a także prezydent miasta. Obowiązuje oficjalny ton, odpowiednie zwroty i przyjęty układ graficzny.
- List motywacyjny to rodzaj listu oficjalnego, który ma przekonać rekrutera, żeby wybrał właśnie ciebie na stanowisko, praktyki albo do szkoły.
E-mail nie jest osobnym rodzajem. Tak samo dzieli się na prywatny i oficjalny, a większość zasad listu tradycyjnego obowiązuje w nim także.
Budowa listu krok po kroku
Niezależnie od rodzaju, list składa się z tych samych części, w tej samej kolejności. To trochę jak pieczenie ciasta: zła kolejność składników psuje efekt.
- Miejscowość i data w prawym górnym rogu. Format daty możesz wybrać dowolny.
- Dane nadawcy w lewym górnym rogu, pod datą. Tylko w liście oficjalnym: imię i nazwisko oraz adres albo pełniona funkcja, ważna dla sprawy (np. przewodniczący Samorządu Uczniowskiego).
- Zwrot do adresata zapisujesz od lewej strony. Kończysz go przecinkiem albo wykrzyknikiem. Wykrzyknik wolno stosować wyłącznie w listach prywatnych.
- Treść: wstęp (w jakiej sprawie piszesz, nawiązanie do wcześniejszej korespondencji), rozwinięcie (prośba, informacja, podziękowanie) i zakończenie (pozdrowienia, prośba o odpowiedź, informacja o załącznikach, ewentualnie postscriptum).
- Formuła pożegnalna, np. „Pozdrawiam,”, „Z wyrazami szacunku,”, „Z poważaniem,”.
- Podpis po prawej stronie, odręcznie.
W treści listu stosuj akapity i formę grzecznościową: wielką literą piszesz zaimki Ty, Twój, Ciebie, Wy, Wasz, Pan, Pani, Państwo i ich formy. Jeśli zwrot do adresata kończysz przecinkiem, pierwszy wyraz treści zaczynasz małą literą, bo przecinek nie kończy zdania. Po wykrzykniku też piszesz małą literą.
Jak zwracać się do adresata?
- List prywatny: Drogi Marku!, Cześć Irenko,, Kochany Dziadku,
- List oficjalny: Szanowny Panie Profesorze,, Szanowna Pani Doktor,, Szanowni Studenci,, Dzień dobry,
W liście do osoby pełniącej funkcję wpisz nad zwrotem jej pełne stanowisko, np. Sz. P. Teresa Kowalska, Dyrektor Szkoły Podstawowej nr 8 w Warszawie.
Nie zaczynaj listu od „Witaj”. Wiele osób uważa ten zwrot za niewłaściwy, bo stawia nadawcę w pozycji wyższej niż adresat. „Dzień dobry” zostaw na zwykłe maile do sprzedawców, klientów czy znajomych, z którymi jesteś na Pan/Pani. W liście do nauczyciela, wykładowcy albo pracodawcy lepiej wybrać „Szanowny Panie” lub „Szanowna Pani”.
Formuły pożegnalne
- List prywatny: Pozdrawiam,, Serdecznie pozdrawiam,, Ściskam,, Całuję, (tylko w prywatnym).
- List oficjalny: Z wyrazami szacunku,, Z poważaniem,.
Na końcu możesz dodać postscriptum: dodatkową myśl, która przyszła ci do głowy po napisaniu listu. Zapisujesz ją jako „PS.” albo „PS:” i wstawiasz po podpisie.
Przydatne zwroty w listach oficjalnych
- Zwracam się z uprzejmą prośbą o…
- Zwracam się z pytaniem o…
- Piszę w nawiązaniu do…
- Zawiadamiam, że dnia…
- Proszę o pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
- Będę wdzięczny (wdzięczna) za szybką odpowiedź.
Najczęstsze błędy
- Brak formy grzecznościowej: „ty” małą literą w liście do osoby, którą szanujesz.
- Zwrot „Witaj” albo wykrzyknik w liście oficjalnym.
- Pierwsze zdanie listu zaczęte wielką literą po przecinku.
- Zbyt długi, rozwlekły tekst w liście do obcej osoby. Szanuj jej czas: napisz zwięźle i na temat.
- Pomieszanie tonów: oficjalna prośba ze zdrobnieniami albo list do babci pisany jak podanie.
E-mail: czym różni się od listu?
- Nie wpisujesz daty. Dołącza się sama.
- Podstawą jest temat wiadomości. Ma jasno mówić, czego dotyczy mail. Nigdy nie zostawiaj go pustego, bo adresatowi trudniej będzie go znaleźć, a tobie wyjaśnić, o co chodzi.
- Pisz krótko i precyzyjnie. Jeśli tekst jest bardzo długi, wyślij go w załączniku, a w treści napisz, co w nim jest.
- Styl dopasuj do relacji z adresatem. Internet nie zwalnia ze zwrotów grzecznościowych.
- Zaimki osobowe adresata nadal zapisuj wielką literą.
- Stosuj akapity. Najłatwiej je uzyskać klawiszem Enter, zaczynając nową myśl od nowego wiersza.
Budowa e-maila jest prawie taka sama jak listu: zwrot grzecznościowy, treść (na końcu napisz, czego oczekujesz, np. szybkiej odpowiedzi albo potwierdzenia), pozdrowienie z podpisem, a w mailu służbowym dodatkowo stopka z nazwą firmy i danymi kontaktowymi.
Przykłady do rozwinięcia
Rozwiń: przykład listu prywatnego (do babci)
Warszawa, 01.08.2021
Kochana Babciu!
Na wstępie chcę przeprosić, że piszę do Ciebie dopiero teraz, jednak jak wiesz, przez cały lipiec byłam na obozie językowym. Wczoraj wieczorem wróciłam do domu i od dziś sumiennie nadrabiam wszystkie zaległości. Napisanie do Ciebie było oczywiście pierwszym zadaniem na mojej liście!
Obóz był świetną przygodą. Poznałam trzy naprawdę fajne dziewczyny z Lublina i myślę, że zostaniemy dobrymi koleżankami. Przywiozłam Ci z Grecji kilka pamiątek oraz jeden lokalny smakołyk, ale nie będę niczego zdradzać. Wszystko musisz zobaczyć na żywo.
Najlepsze stało się jednak dopiero po moim powrocie. Okazało się, że rodzice przywitali mnie miłą niespodzianką. Mama pewnie już Cię o tym poinformowała, ale dostałam pieska! To kilkumiesięczny border collie i jest przekochany. Nazwałam go Ciapek, bo ma śmieszną białą ciapkę na pyszczku. Już nie mogę się doczekać, kiedy go zobaczysz.
Mam nadzieję, że z Twoim zdrowiem wszystko dobrze, a w sanatorium nie robisz niczego poza relaksowaniem się. Napisz, jak Tobie upływają te letnie dni. Słyszałam, że polubiłaś grę w brydża? Z utęsknieniem czekam na wiadomość od Ciebie.
Ściskam,
Ewelina
Co w tym liście zadziałało
- Wykrzyknik po zwrocie („Kochana Babciu!”) i swobodny, ciepły ton.
- Wstęp nawiązuje do sytuacji (dlaczego list wychodzi dopiero teraz), rozwinięcie opowiada o nowinkach, zakończenie zadaje pytania i prosi o odpowiedź.
- Zaimki skierowane do adresatki są pisane wielką literą (Ci, Ciebie, Twoim).
Rozwiń: przykład listu oficjalnego (do dyrektora szkoły)
Warszawa, 01.03.2021
Marcelina Nowacka
Przewodnicząca Samorządu Uczniowskiego
Sz. P. Teresa Kowalska
Dyrektor Liceum Ogólnokształcącego nr VIII
im. Władysława IV w Warszawie
Szanowna Pani Dyrektor,
w imieniu własnym oraz całej społeczności uczniów klas maturalnych pragnę zapytać o możliwość zorganizowania na terenie naszej szkoły spotkania klas trzecich ze studentami programu Erasmus.
Wraz z pozostałymi członkami Samorządu Uczniowskiego udało mi się nawiązać kontakt z trzema studentami dziennikarstwa, którzy przyjechali na wymianę do Polski z Uniwersytetu Federalnego Santa Catalina w Brazylii. Są zafascynowani polską kulturą i bardzo chętni do tego, by podzielić się z uczniami naszej szkoły informacjami na temat ich kraju, a także samego wyjazdu za granicę w ramach programu wymiany studentów. Wspólnie z Samorządem uważamy, że spotkanie ze studentami z Brazylii będzie dla maturzystów ciekawą lekcją na temat możliwości wyjazdów podczas studiów, a być może także nawiązaniem nowych znajomości.
Naszym wstępnie zaproponowanym terminem spotkania jest 20.03.2021 o godzinie 14:00. Spotkanie trwałoby dwie godziny lekcyjne. W tych godzinach wszystkie trzy klasy maturalne są już po zakończonych lekcjach, więc nie kolidowałoby to z innymi zajęciami.
Bardzo proszę o wsparcie naszej inicjatywy i pozytywne rozpatrzenie mojej prośby.
Z poważaniem,
Marcelina Nowacka
Co w tym liście zadziałało
- Są wszystkie elementy: data, dane nadawcy z funkcją, pełne stanowisko adresatki, zwrot z przecinkiem i treść zaczęta małą literą.
- Pierwsze zdanie od razu mówi, w jakiej sprawie piszemy.
- Proponowany termin i godzina są konkretne i uzasadnione, więc dyrektor łatwiej zdecyduje.
- Zakończenie zawiera prośbę i oficjalną formułę pożegnalną.
Rozwiń: list motywacyjny, zasady i przykład
List motywacyjny to najczęściej dodatek do CV. Nie powtarzaj w nim tego, co już tam jest. Jego celem jest pokazanie twoich zalet, ale wybierz tylko te, które mają znaczenie dla osoby prowadzącej rekrutację. Pokaż też, co rekruter zyska, jeśli cię zatrudni. Doświadczenie podawaj w liczbach i dopisuj, czego się dzięki niemu nauczyłeś, np. „byłem przewodniczącym klasy przez dwa lata, dzięki czemu nauczyłem się zarządzać grupą”.
Przykład: list do managera rekrutującego na praktyki
Warszawa, 20.08.2021
Karolina Kowalska
ul. Żwirki i Wigury 16
02-149 Warszawa
kkarolina.kowalska@gmail.com
Sz. P. Miłosz Piotrowski
Senior manager działu HR
MULTI-COL sp. z o. o.
Filtrowa 34/2, 02-032 Warszawa
Szanowny Panie Piotrowski,
w odpowiedzi na ogłoszenie zamieszczone na profilu społecznościowym firmy MULTI-COL chciałabym zgłosić swoją kandydaturę na uczestnika dwutygodniowych praktyk dla uczniów w dziale projektowania i designu.
Jestem tegoroczną absolwentką Szkoły Podstawowej nr 8 w Warszawie. Przez wszystkie lata trwania mojej nauki z przyjemnością uczestniczyłam w dwunastu konkursach plastycznych, organizowanych w moją szkołę oraz poza nią. Zajęłam trzecie miejsce w ogólnopolskim konkursie „Namaluj swój świat w jednym kolorze” (2020), pierwsze miejsce w szkolnym konkursie z wiedzy o sztukach plastycznych „Mam smaka na sztukę” (2018) oraz piąte miejsce w wojewódzkim konkursie z projektowania ubrań „Kreatornia 2020” w kategorii „kreatywne podejście do mody”.
Od zawsze uwielbiałam rysować, malować, a także tworzyć własne projekty graficzne w programach Adobe Photoshop i Adobe Illustrator. Interesuję się modą oraz designem i śledzę wszystkie najnowsze trendy. Jestem kreatywna oraz często zaskakuję pomysłami. Bardzo szybko się uczę, a także dobrze czuję się podczas pracy w grupie. Cechuje mnie punktualność oraz wysoka kultura osobista.
Dzięki praktykom u Państwa miałabym szansę poznać świat projektowania od środka. Do tej pory obserwuję go jedynie z zewnątrz. Uważam, że wiele się nauczę i wykorzystam tę szansę w przyszłości. Liczę na to, że będę miała okazję zaprezentować moje pomysły podczas spotkania na żywo.
Do listu dołączam kilka moich prac wykonanych w programie Adobe Illustrator.
Z wyrazami szacunku,
Karolina Kowalska
Co w tym liście zadziałało
- Od razu pada nazwa ogłoszenia i stanowiska, o które się starasz.
- Osiągnięcia są podane konkretnie: liczba konkursów, miejsca, lata.
- Zalety (kreatywność, szybkie uczenie się, praca w grupie) pasują do działu projektowania.
- Autorka mówi, co chce z praktyk wynieść, i wspomina o załączonych pracach.
Rozwiń: przykład e-maila do nauczyciela
Temat: Konspekt opowiadania na konkurs z języka polskiego
Szanowna Pani Profesor,
dziękuję za przesunięcie terminu napisania opowiadania na konkurs z języka polskiego. Tak jak zostało to ustalone, w załączniku przesyłam wstępny konspekt mojej pracy. Będę bardzo wdzięczna za odpowiedź, czy powinnam nanieść na nim dodatkowe poprawki.
W razie jakichkolwiek pytań proszę o kontakt.
Z poważaniem,
Alicja Krajewska
Co w tym mailu zadziałało
- Temat jasno mówi, czego dotyczy wiadomość.
- Zwrot „Szanowna Pani Profesor” jest bezpieczny wobec nauczycielki albo wykładowczyni.
- Mail jest krótki: podziękowanie, informacja o załączniku, prośba o odpowiedź.
- Brak daty, bo wstawia ją program pocztowy.
Lista kontrolna przed wysłaniem
- Czy wiem, do kogo piszę, i dobrałem do tego ton?
- Czy mam wszystkie elementy listu w dobrej kolejności?
- Czy zaimki skierowane do adresata napisałem wielką literą?
- Czy zwrot kończy się przecinkiem, a pierwsze słowo treści jest małą literą?
- Czy jest jasne, o co proszę albo co chcę przekazać?
- Czy tekst jest tak krótki, jak to możliwe?